Le aziende – fatti salvi i livelli essenziali di servizio per le amministrazioni ed i servizi pubblici – devono limitare al massimo l’accesso di soggetti esterni (visitatori, utenti, fornitori, ecc.) e comunicare espressamente (mediante affissioni agli ingressi e specifiche comunicazioni ufficiali ai fornitori, consulenti e/o collaboratori) la necessità di: a) limitare, per frequenza delle visite e quantità di soggetti, gli accessi alle sedi a quelli strettamente indispensabili; b) quanto ai fornitori e collaboratori, comunicare tempestivamente l’eventuale insorgere di contagi tra il personale dipendente, indipendentemente dall’effettivo accesso dello stesso alla sede, per poter porre in essere eventuali misure di profilassi ovvero interessare le Autorità sanitaria. Il tutto, nei limiti e nel rispetto del GDPR, come chiarito dal comunicato stampa del Garante della privacy del 2 marzo 2020.
MODALITA’ DI ACCESSO DEI PROPRI DIPENDENTI
Il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro, potrà (nel protocollo non c’è scritto “dovrà”) essere sottoposto al controllo della temperatura corporea (occorrerà procurarsi uno di quei termometri per la misurazione veloce). Se tale temperatura risulterà superiore ai 37,5°, non sarà consentito l’accesso ai luoghi di lavoro e il lavoratore NON dovrà tornare a casa ma dovrà essere momentaneamente isolato e fornito di mascherina, non dovrà recarsi al Pronto Soccorso, o nella infermeria aziendale se esistente, ma si dovrà mettere in condizione il lavoratore di contattare immediatamente il suo medico curante, o il medico del lavoro, e seguirne le indicazioni. Se per fare questo si fornirà un qualsiasi telefono al lavoratore, questo strumento dovrà successivamente essere trattato con guanti e mascherina (se possibile anche indossando una tuta usa e getta) e sanificato con disinfettante alcoolico, poi mascherina e guanti dovranno essere buttati possibilmente inserendoli in un sacchetto sigillato. Attenzione alla privacy, infatti il dato rilevato, la febbre, È UN DATO SENSIBILE. In nota 1 il Protocollo informa che: “La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente. A tal fine si suggerisce di: 1) rilevare a temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali aziendali; 2) fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza; 15 marzo 2020 3) definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID19); 4) in caso di isolamento momentaneo dovuto al superamento della soglia di temperatura, assicurare modalità tali da garantire la riservatezza e la dignità del lavoratore. Tali garanzie devono essere assicurate anche nel caso in cui il lavoratore comunichi all’ufficio responsabile del personale di aver avuto, al di fuori del contesto aziendale, contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 e nel caso di allontanamento del lavoratore che durante l’attività lavorativa sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria e dei suoi colleghi” Inoltre, il datore di lavoro deve informare il personale preventivamente (ossia “prima” di entrare in azienda) della preclusione dell’accesso a chi, negli ultimi 14 giorni, abbia avuto contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 o provenga da zone a rischio secondo le indicazioni dell’OMS. È possibile farsi rilasciare un’apposita dichiarazione firmata di non provenire dalle zone a rischio e/o di non aver avuto contatti negli ultimi 14 giorni con soggetti risultati positivi al COVID-19.
Anche questa dichiarazione rientra a pieno titolo tra la raccolta di dati sensibili! È possibile predisporre un modello di dichiarazione standard del tipo:
“Io sottoscritto ___________, doc. fisc. __________ in qualità di dipendente di _______________ consapevole che chiunque rilascia dichiarazioni mendaci è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia, ai sensi e per gli effetti dell'art. 46 D.P.R. n. 445/2000 dichiaro a) di non avere avuto, negli ultimi 14 giorni, contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 b) di non avere avuto, negli ultimi 14 giorni, contatti con soggetti provenienti da zone a rischio secondo le indicazioni dell’OMS, ossia persone a cui sia, o sia stata applicata la misura della quarantena con sorveglianza attiva agli individui che hanno avuto contatti stretti con casi confermati di malattia infettiva diffusiva, o con individui che hanno fatto ingresso in Italia da zone a rischio epidemiologico Luogo e data Firma”
Per rispetto della Privacy non si può chiedere l’identificazione della o delle persone con cui l’individuo può essere venuto a contatto.
MODALITA’ DI ACCESSO DEI FORNITORI ESTERNI
- Per l’accesso di fornitori esterni occorre individuare delle procedure di ingresso, transito e uscita, mediante la codifica immediata di modalità, percorsi e tempistiche predefinite, al fine di ridurre le occasioni di contatto con il personale in forza nei reparti/uffici coinvolti
- Se possibile, gli autisti dei mezzi di trasporto devono rimanere a bordo dei propri mezzi: non è consentito l’accesso agli uffici per nessun motivo. Per le necessarie attività di approntamento delle attività di carico e scarico, il trasportatore dovrà attenersi alla rigorosa distanza di un metro da chiunque e possibilmente va dotato di mascherina e comunque dovrà trattenersi per il tempo strettamente necessario senza accedere ad alcun altro locale aziendale
- Per fornitori/trasportatori e/o altro personale esterno individuare/installare servizi igienici dedicati, prevedere il divieto di utilizzo di quelli del personale dipendente e garantire una adeguata pulizia giornaliera possibilmente disinfettando l’ambiente con soluzioni spray
- Va ridotto, per quanto possibile, l’accesso ai visitatori; qualora fosse necessario l’ingresso di visitatori esterni che debbano permanere nei locali aziendali per un tempo prolungato (impresa di pulizie, manutenzione…), gli stessi dovranno sottostare a tutte le regole aziendali, ivi comprese quelle per l’accesso ai locali aziendali di cui ai precedenti paragrafi 1 e 2
- Ove presente un servizio di trasporto organizzato dall’azienda va garantita e rispettata la sicurezza dei lavoratori lungo ogni spostamento dotando la persona di mascherina, disinfettante per le mani, guanti e quant’altro ritenuto protettivo.
- Le norme del presente Protocollo si estendono alle aziende in appalto che possono organizzare sedi e cantieri permanenti e provvisori all’interno dei siti e delle aree produttive
